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專案管理的九大知識領域
專案管理的九大知識領域 文/黃天賜 (記者) 2007-11-04 在PMI的規劃中，專案團隊需要的知識與技能中，以PMBOK指南為核心，再擴充到專案管理的知識體系，以及部分溝通技術和標準、規章等知識。 PMBOK，Project Management Body of Knowledge 專案管理知識體系，整合專案管理知識與經驗的指南 如果建築師必須如網頁設計師一般工作」是近來網路盛傳的一篇文章，文中用荒謬戲謔的筆法，將網站專案在需求規畫與執行中常見的種種困難，置入到建築專案的情境，像是「我的房子應該大概有介於2至45間臥室之間」、「當我一旦批准這些計畫，兩天之內你會蓋好房子」，藉此凸顯網站專案的開發過程，在現實中存在著種種不合理的現象。 像建築這樣存在已久的產業，比起專案管理上相對成熟許多，也因此會成為網頁專案的對照組。其實不止網站專案，IT業界在專案上遇到的困難，狀況恐怕也不會比網站專案好多少，也因此，IT業界近年來特別青睞PMP（Project Management Professional）證照，事實上也是為了解決專案管理上的問題，提升工作品質。 PMP證照考試是依循美國專案管理學會（Project Management Institute， PMI）推出的專案管理知識體系（PMBOK）和它闡述的方法論，藉此提升專案的規畫、執行能力。 當年PMI在整理各領域的專案管理經驗之後，首度在1987年推出PMBOK，成為專案進行的知識架構與工具書。透過PMBOK能讓專案工作的推行，可以按圖索驥，打造專案工作應有的骨幹規畫，讓專案能在有限的資源，如期、有品質地交案。 PMBOK將專案管理畫分為9大知識領域，並將專案管理程序區分為起始、計畫、執行、管理與控制、結案5個步驟。在PMBOK指南中，即詳述9大知識領域的定義、如何制定相關文件與執行、監控，並說明彼此之間緊密牽連的關係。文⊙黃天賜 Integration Management 整合管理 整合管理的基本任務是為了實現專案的目標，將各個管理面整合成有效的整體，它的工作包括制定專案的章程、初步範圍說明書、專案管理計畫文件、指導、管理和監控專案的進行等。 專案整合管理必須在各種衝突的目標與方案之間進行取捨，例如遇到緊急狀況時，必須在成本、時間與風險之間加以調整。 Scope Management 範疇管理 範疇可指專案目標所要製作出的產品或服務，也指為了達到產品或服務所需的專案工作範疇。專案範疇管理的執行階段在規畫與控制階段，規畫上最重要的是找出哪些工作隸屬於該次專案的範疇，以免工作範疇陷入無止盡的延伸，導致無法如期結案。 將工作畫分為適合執行與管理的單位，也是專案範疇管理的工作重點。 Time Management 時間管理 時間管理顧名思義，便是針對完成專案所需的時間予以規畫、排程。它必須針對專案各個可交付成果的階段規畫出時間，推估出工時單位數，並估算完成專案所需的資源的種類與數量，藉此制定相關的進度表與文件，以方便專案進行時的進度控制。 時間管理可視專案規模，決定進度規畫的詳細程度，以切合專案的實際需求。 Cost Management 成本管理 成本管理包含專案涉及的費用規畫、估算、控制的過程，以確保能在核准的預算內完成專案。 在估算專案活動所需的資源相關費用後，則須合計各個活動的估算費用，以建立費用基準。成本管理必須控制成本偏差和因應變更。成本管理除了盡可能要達成專案預估的成本之外，有時也必須考量專案或交付產品、服務的品質，視狀況調整。 Quality Management 品質管理 專案是否成功，除了在預定的時間和預算內，達成預定目標之外，另一個關鍵則是專案成果的品質。品質如果不符預期，即使最後能交出成果，也不算成功。 品質管理必須判斷哪些品質標準與專案相關，並且決定如何達到此一品質。在專案發展過程中，必須落實並控制品質目標的達成。要注意的是，品質與等級不同，像是產品功能的精簡或豐富屬於等級，均與品質要管理的目標不同。 Human Resource Management 人力資源管理 由於專案的性質是為了達到某一個目的，在一定的期限內組織團隊，藉由招募適合該專案的人，或是隨著專案的進行，培育人員的技能，以成功完成任務。人力資源管理必須分配專案成員的任務與職責，以及在專案過程中的請示、匯報的關係，並制定相關的管理計畫。 另外，對於成員的能力與績效也必須進行追蹤與協調，以確保專案能順利進行。 Communication Management 溝通管理 在專案的進行中，會有大量的溝通行為，而這些溝通的形式分為正式和非正式，也可能用書面或口頭的溝通，而溝通管理的要點，就在於及時而且用適當的方式，產生、傳播、儲存、查詢整個專案所需的訊息。 因此必須讓專案成員與關係人對於溝通訊息的方式、格式頻率等有共同的理解和應用，才能確保訊息能成功、有效地傳遞給需要的人。 Risk Management 風險管理 專案風險管理包括風險管理規畫、識別、分析、應對和監控的過程，它的目標在於增加專案積極事件的影響，降低消極事件發生的機率。 首先，必須要判斷哪些事情會影響到專案正常運作，並以書面文件記錄風險發生的機率、時間等事項。再對風險的機率和影響進行評估和排序，並提出因應方法，以便降低威脅，提高專案成功機會。 Procurement Management 採購管理 當專案在進行過程中發現，專案團隊無法產出某些產品或服務，或是外包給第三方在成本或時間上較為適合，這時就必須針對這些行為進行採購管理。 採購管理必須規畫採購與發包事宜，針對欲採購的項目詢價，以及選擇賣方。此外，外包涉及雙方買賣之間的合約，採購管理也必須含蓋管理合約，以及在專案結束後，雙方的合約收尾工作。


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