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七把金鑰匙造就部門管理系統

 1.制定部門目的—亦即部門存在的價值與意義,也是該部門的定位,界定部門目的必須考慮外部的客戶需求,以及內部的企業願景、經營戰略、企業文化、組織架構與核心業務流程等方向來思考,並運用系統化的工具,整理出50-200字的部門目的說明,並依此作為該部門所有工作的指引。

  2.制訂部門管理專案—也就是部門的任務,或是達成目的的手段,此部分是由部門目的運用PDCA手法加以系統化展開,成為部門所有的任務清單,一般而言大約有50-100項之多,涵蓋人、時、地、物、錢、客戶、資訊與技術等方面,也是部門具體應該進行的工作專案。

  3.組織分工與許可權劃分—部門任務已經確認,這些任務不可能全由經理自己操作,因此需要將這些管理專案進行有效的分工,將所有任務分配到具體負責的人,並設定該任務的許可權範圍,以確保任務順利進行,並有效控制。

  4.制訂工作標準與工作方法—事情有人做,但做到多好才算好?如何做才能做到這麼好?這時必須制訂相應的工作標準與工作方法,包含繪製工作流程,設定工作節點,設定工作標準,以及描述工作方法。標準要考慮的是QCDMSS等要項。(品質、成本、交期、士氣、安全與服務)

  5.實施過程管制—接下來工作要具體推動實施,需要將部門內的員工組織起來,形成團隊,並且給予必要的培訓與激勵,在進行過程中藉由口頭與書面的報告、命令、協調、授權等方法,將任務有效推展下去,並且隨時進行動態調整。

  6.檢查、紀錄與問題處置—任務進行的成效如何?進度是否正常?品質是否穩定?客戶是否滿意?員工士氣是否高昂?都必須及時給予評價,並針對薄弱的環節,進行調整、修正以及防止再發生,這時需要運用定期與不定期的檢查方法,並繪製成各種管理圖表以進行分析,以維持組織的穩定運作,達到企業的要求。

  7.部門自主化—企業管理的最高境界是無為而治,但這是目標不是過程,所謂的無為而治是指員工的意願與能力,以及相互之間配合的默契,已經到達不需要任何的輔導、監督與檢查,這時部門經理的精力最為節省,組織的效能達到最大,但在0與100之間有許多的階梯,這時經理人要分辨哪些事情可以逐步放鬆,哪些事情必須緊抓不放,借由組織能力的提高,漸漸達到部門自主化的境界。

  部門管理體系的建立,是所有管理系統的基礎,也是將個體力量連結到組織力量的轉換器,缺乏這種系統的建構,組織永遠無法質變,不論多用心工作,組織造成的問題將永遠大於解決問題的能力,而且會停留在人治的層面,即使制訂各種相應的規章制度也無法具體落實,個別聰明的員工也會在混亂的系統中,失去鬥志並充滿挫折感,部門經理或是高層經營者,也將陷入永無止境的救火工作,特別在組織日益膨脹的過程中,更會如此,所以企業的質變必須從部門管理體系開始,七把金鑰匙將系統化的協助您打開成功之門。





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